سامانه رتبه‌بندی و ارزیابی این امکان را فراهم می‌کند که تشکل‌ها در بازه زمانی تعیین‌شده، اطلاعات، فرم‌های خوداظهاری و مستندات موردنیاز را طی چند مرحله تکمیل و بارگذاری کنند. تشکل‌ها می‌توانند در هر بخش، با انتخاب گزینه «ثبت مدارک»، اطلاعات و مستندات واردشده را به‌صورت موقت ثبت کرده و در مراحل بعدی تکمیل پرونده را ادامه دهند.

تکمیل تمامی بخش‌ها و ثبت نهایی پرونده در سامانه، حداکثر تا پایان مهلت اعلام‌شده الزامی است. ثبت موقت اطلاعات و مستندات، به‌منزله ثبت نهایی پرونده نیست و مسئولیت ثبت نهایی در مهلت مقرر بر عهده تشکل است. پس از پایان مهلت، امکان ثبت نهایی پرونده وجود نخواهد داشت.

تشکل‌ها باید مستندات خود را در قالب‌ها و با حجم مجاز تعیین‌شده در سامانه بارگذاری کنند. جزئیات مربوط به فرمت‌های قابل قبول و حداکثر حجم هر فایل، مطابق محدودیت‌های فنی سامانه خواهد بود.

در صورت شناسایی نواقص یا نیاز به مستندات تکمیلی، موارد موردنیاز توسط کارشناس ارزیاب در جلسه ارزیابی حضوری یا تلفنی به تشکل اعلام و در صورت‌جلسه ثبت می‌شود. صورت‌جلسه از طریق سامانه رتبه‌بندی و ارزیابی در اختیار تشکل قرار می‌گیرد و تشکل موظف است موارد اعلام‌شده را در مهلت تعیین‌شده تکمیل و مستندات مربوط را در سامانه بارگذاری کند.

ارائه مستندات تکمیلی باید در مهلت اعلام‌شده انجام شود. هرگونه اقدام پس از پایان مهلت، تابع ضوابط و امکانات پیش‌بینی‌شده برای همان دوره است؛ بنابراین توصیه می‌شود تشکل‌ها تکمیل پرونده را به روزهای پایانی موکول نکنند.

رتبه نهایی بر اساس نتایج ارزیابی، امتیازات حاصل از بررسی شاخص‌ها و مستندات تأییدشده و مطابق ضوابط مصوب همان دوره تعیین می‌شود.

پس از اعلام رسمی رتبه اولیه از طریق سامانه و مکاتبه با تشکل، در صورت وجود ابهام یا اعتراض نسبت به امتیازات و رتبه اعلام‌شده، تشکل می‌تواند موضوع را از طریق کارشناسان مربوط به فرآیند رتبه‌بندی پیگیری کند. همچنین، در صورت درخواست بررسی مجدد، تشکل می‌تواند مستندات تکمیلی خود را در مهلت تعیین‌شده در سامانه بارگذاری کند. رسیدگی به این درخواست‌ها مطابق ضوابط اعلام‌شده برای همان دوره انجام خواهد شد.