این فرآیند شامل اطلاع‌رسانی و ثبت‌نام، تکمیل خوداظهاری و بارگذاری مستندات در سامانه رتبه بندی و ارزیابی، ارزیابی توسط ارزیاب، هماهنگی و بازدید حضوری برحسب ضرورت یا درخواست تشکل، بارگذاری مستندات تکمیلی (مطابق صورتجلسه ارزیابی) در سامانه، ارزیابی مجدد، ارائه مستندات تکمیلی برحسب نیاز و در نهایت تعیین و اعلام رتبه نهایی است.
بازدید حضوری از تشکل‌ها، در صورت درخواست تشکل یا با تشخیص تیم ارزیابی و در صورت نیاز به بررسی دقیق‌تر مستندات و شواهد عملکرد، امکان‌پذیر است. هدف از این بازدید، بررسی میدانی اطلاعات ارائه‌شده و تکمیل فرایند ارزیابی است
ثبت‌نام باید در بازه زمانی اعلام‌شده انجام شود. پس از پایان مهلت، دسترسی به سامانه مطابق زمان‌بندی تعیین‌شده بسته خواهد شد؛ بنابراین توصیه می‌شود تشکل‌ها اقدامات لازم را به روزهای پایانی موکول نکنند.
پس از ثبت نهایی پرونده به اتاق ایران ارسال میگرددو امکان ویرایش برای نماینده تشکل وجود ندارد. البته در مراحل بعدی اجرای فرایند و پس از سایت ویزیت و اعلام رتبه اولیه، امکان ویرایش برای تشکل در دسترس خواهد بود. در صورت نیاز به اصلاح اطلاعات پس از ثبت نهایی، لازم است مطابق راهنمای سامانه یا از طریق مسیر پشتیبانی اعلام‌شده اقدام شود.
اطلاعات اولیه تمامی تشکل‌ها پیش‌تر در سامانه رتبه‌بندی و ارزیابی اتاق ایران ثبت شده است و نیازی به ثبت‌نام مجدد نیست. ورود اولیه به سامانه باید توسط رئیس هیئت‌مدیره تشکل انجام شود. نام کاربری افراد مجاز، از جمله رئیس هیئت‌مدیره و نماینده تشکل، کد ملی آنان است. پس از درج کد ملی در قسمت نام کاربری، رمز عبور به شماره تلفن همراه ثبت‌شده فرد پیامک می‌شود.
پس از ورود اولیه، رئیس هیئت‌مدیره باید نماینده تشکل را در سامانه معرفی کند. سپس نماینده معرفی‌شده موظف است در مهلت مقرر، مطابق راهنمای سامانه، اطلاعات تشکل را تکمیل و به‌روزرسانی‌کرده، خوداظهاری را ثبت و مستندات مرتبط را بارگذاری نماید و در نهایت، پرونده را در مهلت تعیین‌شده به‌صورت نهایی ثبت کند. زمان‌بندی فرآیند از طریق مکاتبات و اطلاعیه‌های رسمی اعلام می‌شود.
در صورت بروز مشکل در ورود به سامانه یا ثبت اطلاعات، موضوع باید از طریق مسیر پشتیبانی یا مرجع ارتباطی معرفی‌شده برای فرآیند رتبه‌بندی پیگیری شود.
راهنمای تکمیل خوداظهاری و استفاده از سامانه رتبه‌بندی و ارزیابی تشکل‌ها در سایت رتبه بندی در دسترس است و تشکل‌ها می‌توانند برای آشنایی با مراحل و نحوه انجام فرآیند، به آن(راهنمای سامانه آریا)مراجعه کنند.
اطلاعات و مستندات موردنیاز شامل مشخصات تشکل، اطلاعات مرتبط با ساختار و فعالیت‌ها و شواهد مرتبط با شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی است. فهرست تفصیلی اطلاعات و مستندات موردنیاز هر دوره، از طریق اطلاعیه‌های رسمی و مکاتبه با تشکل‌ها اعلام و راهنمای مربوط در سایت رتبه‌بندی بارگذاری می‌شود.
با توجه به تفاوت در ماهیت فعالیت و حوزه تخصصی تشکل‌ها، بارگذاری تمامی مستندات مندرج در راهنما برای همه تشکل‌ها الزامی نیست و هر تشکل باید مستندات مرتبط با فعالیت‌ها، عملکرد و شاخص‌ها و معیارهای قابل انطباق با خود را ارائه کند.
به‌منظور تسهیل فرآیند تکمیل اطلاعات و کاهش زمان موردنیاز برای ثبت اطلاعات در سامانه، پیشنهاد می‌شود تشکل‌ها پیش از آغاز فرآیند ثبت و خوداظهاری، مدارک و مستندات مرتبط را بر اساس فرم‌ها و فهرست‌های ارائه‌شده تهیه، دسته‌بندی و به‌صورت یکجا آماده و در دسترس داشته باشند تا بتوانند در بازه زمانی اعلام‌شده، مراحل تکمیل اطلاعات و بارگذاری مستندات را با سهولت و سرعت بیشتری انجام دهند.
مستندات ارائه‌شده باید مربوط به بازه زمانی تعیین‌شده برای همان دوره رتبه‌بندی باشد. بازه زمانی موردنظر در سامانه رتبه‌بندی درج شده است؛ بنابراین، تشکل‌ها لازم است هنگام تهیه و بارگذاری مستندات، مطابق بازه زمانی اعلام‌شده در سامانه اقدام کنند.
در صورت عدم ارتباط شاخص با ماهیت و حوزه فعالیت تشکل، نیازی به بارگذاری مستندات غیرمرتبط نیست. همچنین، یک مستند می‌تواند برای پاسخ‌گویی به چند شاخص مرتبط استفاده شود و در صورت لزوم، در بخش‌های مربوط بارگذاری گردد. در صورت وجود ابهام درباره انطباق شاخص یا مستند، موضوع از مرجع مربوط به فرآیند رتبه‌بندی پیگیری شود.
خیر. مستندات باید با شاخص مربوط ارتباط مستقیم داشته و از اعتبار و کفایت لازم برخوردار باشند. ارزیابی، متناسب با ماهیت هر شاخص، علاوه بر شواهد اجرای فعالیت، خروجی‌ها، نتایج و دستاوردهای قابل اثبات را نیز دربرمی‌گیرد. امکان ارائه مستندات مرتبط و مکمل برای هر شاخص وجود دارد و حسب نیاز، مستندات تخصصی تکمیلی نیز ممکن است در مراحل ارزیابی یا بازدید حضوری درخواست و بررسی شوند.
